オンラインセミナーをZoomで行う時の留意メモ
オンラインセミナーをZoomで行うことが増えています。セミナーを行う際の自分の留意メモがあるので公開します。
セミナーを行い際に「ブレイクアウトルーム」と「画面・ホワイトボード共有」を上手く使うことがポイントだと感じます。
目次
会議開催時の注意
- PMI（個人ミーティング ID）は公開ミーティングで使わない
- パスワードを必ず有効にする。
- 待機室を有効にする（入室時の承認を必須にする）。
- 共同ホストを設定しておくと、運用の負荷が分散できる。
- 参加者に自分のパソコンでマイクとスピーカーのテストをしてもらう。
- 参加者は名前を編集する。特にグループワークはある時は最初にグループ名とけて名前を編集する（ブレイクアウトルームが振り分けやすい）をつけておくとよい
- 万が一、Zoomが落ちた時の対応を決めておくとよい（再入室手順、LINEでやり取り…）
会議運用時の注意
- ノイズで進行が止まることがあるので、発言以外はミュート(無音)にする。参加者が制御できない時はホストが行う。
- 対面より伝えることが難しいので、聴き手は普段より大きく頷いたり、ゼスチャーをくわえるとよい。
- ギャラリービュー（みんながタイル状に映る）とスピーカービュー（発言者が大きく映る）があり、誰かを固定で表示したい時は「スポットライトビデオ」を使う
- 発言や質問時のルールを決めておくとよい。例えば「反応」で許可をもらってから、もしくはチャットで確認してから発言する。
資料の提示、ホワイトボート共有
“画面を共有“には3つのパターンがある。
画面共有
- 画面共有をした人の画面がすべて表示・共有される。
- PDFやパワポなどを共有したい時につかう。
- 「コメントをつける」でコメントをつけながら説明ができる。
- 許可をすれば、共有した人以外でもコメントをつけることができる。
ホワイトボード共有
- ホワイトボードに書いて説明したいときに使う。
- 複数人で同時にホワイトボードに書き込むことができる
- ホワイトボードは“保存”をすることで画像（PNG形式）を記録できる。
- “保存”しないと消えてしまうので注意が必要である（Zoomの設定で「終了時に自動で保存」）もできる。
ホワイトボード共有では機能に限界があるので、GoogleドライブでURL共有をしてそのドキュメントをみんなで更新し合うのがよい。
iPhone/iPad共有
iPhone/iPadでしかできないが、手元の書類などを共有したい時に使う（PCでZoomをしている場合の手元カメラのイメージ）
レコーディングの活用
- 有料版だとクラウドへの保存ができるか、基本的に自分のホストのマシンに保存したほうが、通信、容量共に安定する。
- セミナーに参加できなかった人に後で見てもらうなどの活用ができる。
ブレイクアウトルーム
- ブレイクアウトルームを使うことでグループディスカッションが可能となる
- ブレイクアウトルームへのメンバー割当は「自動」と「手動」がある。
- 「手動」の場合は、各人の名前の前にグループ名が付いていると割り当てしやすい。
- ホストは各グループに自由に参加できるが、全体の様子を一度に把握することはできない。
- 連絡方法としては「一斉通知（ブロードキャストのみ）」になるので、全体に伝えるべきことは、ブレイクアウトセッション開始前に伝える。
- 各メンバーがブレイクアウトルームを自由に退出できるが、これはできないようしておいた方がセミナー的には運用しやすい。
